Artículo publicado en Diario del Puerto, Especial Software&Hardware Abril 2015.

En la actualidad vivimos en un entorno que nos ofrece continuamente información de todo tipo, desde puros mensajes publicitarios hasta informes especializados de nuestro sector pasando por la viralidad de las redes sociales. Recibimos mensajes en nuestro móvil de servicios que el operador pone a nuestra disposición, mails con ofertas interesantes de proveedores, un tweet de un cliente satisfecho, un whatsapp avisándonos de la llegada de una mercancía, boletines de noticias a los que nos hemos suscrito, llamadas de nuestros clientes con alguna necesidad que cubrir o consultando la situación de su pedido, cotizaciones de precios. Todo ello, en mayor o menor medida, requiere de una atención por nuestra parte. Principalmente porque los sistemas de gestión de las empresas en la mayoría de los casos viven al margen de esto.

Comentando recientemente esta situación con un directivo de responsabilidad en uno de nuestros clientes, como proveedor tecnológico me pedía orientación al respecto. “Invierto mucho tiempo en procesar diariamente toda esta información y, al final, no tengo consciencia de si he conseguido obtener algo lo suficientemente provechoso para mi negocio que justifique ese tiempo. Me gustaría que esta información se integrara en los sistemas de mi empresa y me ayudara a tomar algunas decisiones”. A partir de ese momento comenzaron las disquisiciones sobre las últimas tendencias tecnológicas: ¿Será el BigData la solución a nuestros males?, ¿disponer de mis datos en una nube mixta?, ¿contratar los servicios de un Community Manager?

Como casi todo en la vida, no existe una respuesta única y rotunda. Todas estas tendencias y otras muchas vienen a solucionar necesidades reales de nuestro negocio, pero debemos saber (o apoyarnos en quien conozca cómo) aplicarlas a nuestro ámbito de necesidad y fundamentalmente conocer si estamos preparados para ello.

No hay que olvidar que el objetivo último debe ser siempre buscar una mejora competitiva en mi empresa (por costes, por servicio, por mejor adaptación a nuevos mercados, etc.) y por lo tanto incorporar más información de lo que sucede a nuestro alrededor tiene que redundar en decisiones mejores y fundamentadas. Vamos a obviar la necesidad de gestión del cambio que será necesario en nuestra organización para absorber esta nueva visión, pero a nivel tecnológico debemos preguntarnos ¿están realmente nuestros sistemas preparados para integrarse?.

Formulada esta pregunta durante la conversación, todo toma un cariz radicalmente diferente. Existen equipos de escritorio en la compañía que todavía tienen instalado Windows 98; el servidor de correo recibe spam continuamente y cae en alguna ocasión. No existe un antivirus corporativo. ¿Tenemos un servidor en alta disponibilidad?. Habitualmente nadie se conecta a la oficina desde casa, probablemente porque no se pueda. La web se creó en el año 2005 y así quedó. No se publican nuevos contenidos (web, redes sociales) de los principales servicios, productos o logros conseguidos por nuestra empresa. La cuenta de twitter es personal. Los contactos de los clientes se llevan solo en el móvil y probablemente nadie más los tenga.
Después de afirmaciones como las anteriores hay que tener claros cuáles son los primeros pasos a ejecutar. Ante toda una vorágine tecnológica que nos rodea, y que en cierta medida las empresas de este sector alentamos en nuestro afán de modernizar a nuestros clientes, también debemos ser cautos en las expectativas y aconsejar algo tan simple como elaborar un plan que comience la casa por los cimientos.

Estabilidad y robustez.

Esta necesidad por la inmediatez del dato y el control del proceso, que el sector logístico lleva en su genética, debe plasmarse también en las infraestructuras tecnológicas de cada empresa independientemente de su tamaño. Cada compañía debe disponer de una infraestructura estable y robusta, lo cual no quiere decir grande y ni mucho menos cara. Mantenerla actualizada es una tarea necesaria, para lo cual resulta interesante disponer de un catálogo de activos tanto hardware como software, para gestionar de manera sencilla su actualización y planificar su renovación. Elaborar un sencillo plan de sistemas que nos describa cual es nuestra situación actual y cómo deberemos estar en 2, 3 o 5 años, siempre alineados con las previsiones del negocio.

Ahora, antes de ponernos en acción con lo anterior, es el momento de plantearnos cómo conectar nuestro negocio y con quién, puesto que las siguientes decisiones que tomemos también influirán en nuestros planes.

Siempre hemos sido partidarios de facilitar al máximo la interconexión de los sistemas, sobre todo en un sector logístico donde la fluidez de los procesos redunda siempre en mejora del servicio y ahorro de costes. Debemos pensar qué información recibimos (o podríamos recibir) y qué valor aporta a nuestro negocio. Cotizaciones de servicios y productos de proveedores, confirmaciones de pedidos, consultas de stock, solicitudes de ofertas, oportunidades en nuevos clientes, posición de nuestros vehículos o mercancías, escalas previstas en puertos. No debemos olvidar que formamos parte de una cadena de suministro y por lo tanto igual de interesante resultará ofrecer nuestra información al siguiente eslabón. Además de consumir información deberemos poner a disposición de nuestros clientes toda la posible como un importante valor añadido a nuestro servicio. A buen seguro que lo apreciarán.

Hoy en día la tecnología está lo suficientemente madura para proponer soluciones adecuadas a nuestras necesidades. Desde una simple capa de intranet/extranet que conecte nuestros usuarios y sistemas internos con los externos que necesitemos incorporar, a arquitecturas más elaboradas capaces de comunicar distintas tecnologías y automatizar procesos entre varios sistemas residentes en múltiples ubicaciones.
Después de este planteamiento, a mi interlocutor le surgen toda una lista de temas que abordar y decisiones que tomar. Algunas de ellas de calado. Tiene muy clara la estrategia de su negocio pero todavía no en sus sistemas. Se ha dado cuenta de la importancia que tiene alinear estas dos áreas. Hoy en día conectar su negocio forma parte de la estrategia para su negocio.

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